Die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Panama sucht zum 05. Januar 2026

eine neue Mitarbeiterin/ einen neuen Mitarbeiter in der Verwaltung

für eine unbefristete Beschäftigung in Teilzeit (75%).

Aufgabenschwerpunkte der Tätigkeit:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• An- und Abmeldeformalitäten für die entsandten Diplomaten der Botschaft (z.B. Akkreditierung und Visumseinholung beim Außenministerium, Zollfreischreibung für das Umzugsgut und den Pkw, Einholung von Kostenvoranschlägen bei Speditionen und Begleitung der Umzugslogistik, Anmeldeformalitäten des Pkw, Versicherungsangelegenheiten)
• Begleitung der Verfahren bei Kauf und Verkauf von Pkws sowie Ummeldungsformalitäten (Verträge, Registrierungen bei der Stadtverwaltung, bei der Transportbehörde und bei der Polizeistelle)
• Verwaltungskorrespondenz und Kontaktpflege mit Behörden, Diplomatenpolizei, Firmen, Anwaltskanzleien, Banken, Hotels, Tankunternehmen sowie der Sozialversicherung
• Mitarbeit bei der Liegenschaftsverwaltung der Kanzlei (auch in Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung des Bürogebäudes)
• Bankgeschäfte und Registrierung von Unterschriften für das Geschäftskonto der Botschaft
• Unterstützung der lokalen Kolleg*innen bei der Abrechnung von medizinischen Kosten (gemäß einer internen Regelung) sowie bei der Anmeldung bei CSS und der Mitteilung zu Gehaltsveränderungen
• Mitarbeit bei offiziellen Besuchen (z.B. Logistik, Hotelbuchungen, Autoanmietungen, Kommunikation, Fahrerkoordinierung)
• Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Empfangs zum Tag der Deutschen Einheit (z.B. Koordinierung mit Hotel, Menü- und Getränkeauswahl, Gestaltung und Dekoration)
• Mitarbeit im Bereich Presse und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Gestaltung von Kontaktpflegegeschenken, Platzierung von Zeitungsannoncen)

Anforderungsprofil:

Fachlich:

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder Hochschulabschluss
• Gute Computerkenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen

Allgemein:

• Ausgezeichnete Kenntnisse in Spanisch (entsprechend dem Niveau C1) sowie gute Deutschkenntnisse (entsprechend dem Niveau B2) (in Wort und Schrift)
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Organisationsvermögen

Darüber hinaus wünschenswerte Qualifikationen:

• Verwaltungserfahrung
• Englischkenntnisse
• Erfahrungen im Umgang mit lokalen Behörden und Firmen

Weitere Informationen:

Die Botschaft bietet eine vielseitige und interessante Tätigkeit in einem kleinen Team. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter erhält eine Einarbeitung am Arbeitsplatz. Die Arbeitszeit beträgt 30 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag). Die Vertragsbedingungen und die Vergütung richten sich nach dem Musterarbeitsvertrag und dem entsprechenden Vergütungsschema. Die Probezeit beträgt drei Monate.

Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.

Zunächst wird ein befristeter Arbeitsvertrag geschlossen; anschließend wird ein unbefristeter Vertrag angeboten. Nach einem erfolgreichen Abschlussverfahren ist vor Einstellung ein Nachweis über die gesundheitliche Eignung vorzulegen (durch eine ärztliche Untersuchung beim Vertrauensarzt der Botschaft). Zudem wird eine Personen- /Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Es können nur Bewerberinnen und Bewerber mit gültiger panamaischer Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis berücksichtigt werden.

Bewerbungsverfahren:

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungen mit folgenden Unterlagen

• Tabellarischer Lebenslauf in deutscher Sprache
• Bewerbungs-/Motivationsschreiben in deutscher Sprache (maximal 1 Seite)
• Abschlusszeugnisse und/oder Nachweise über die berufliche Ausbildung
• Arbeitszeugnisse oder Beschäftigungsnachweise
• Sprachzertifikate (sofern vorhanden)
• Kopie des Reisepasses oder Personalausweises

ausschließlich per E-Mail an info@pana.diplo.de

Unter dieser E-Mail-Adresse beantworten wir auch Fragen zur ausgeschriebenen Stelle.

Die Frist für die Einreichung Ihrer Bewerbung endet am 01. Oktober 2025.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und rechtzeitig eingegangene Bewerbungen berücksichtigt werden können. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt.

Geeignete Bewerberinnen und Bewerber werden voraussichtlich in der 42. und 43. Kalenderwoche zum Auswahlverfahren in der Botschaft eingeladen. Reisekosten zum Auswahlverfahren werden nicht erstattet.

Weitergehende Informationen über die Botschaft finden Sie unter www.panama.diplo.de

Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie unter https://gdpr-info.eu/art-13-gdpr/